In het eerste artikel over initiatiefkunde kon je de 7 bakens of ‘houvast punten’ vaststellen. Hiermee start de aanpak van je vernieuwingsproces.
De vraagstukken in een vernieuwingsproces kunnen heel divers zijn:
- De organisatie moet veranderen
- De werkwijze moet beter/anders
- Er wordt een nieuw product ontwikkeld
- Of een nieuwe dienst
- Je wilt iets totaal anders gaan doen: een radicale ommezwaai in je leven
- In je leven vindt een andere grote verandering plaats (verbouwing, verhuizing, eetpatroon)
In feite kun je bij ieder proces dat gepaard gaat met grote veranderingen, of die nu te maken hebben met werk of met een privé leven, de principes van initiatiefkunde toepassen.
Met de 7 bakens (zie vorige artikel) heb je oriëntatiepunten in je vernieuwingsproces gecreëerd. Daarnaast kun je 7 fasen in de tijd onderscheiden.
Vernieuwingsproces
Die 7 fasen in een vernieuwingsproces zijn achtereenvolgens:
- Oriënteren
- Onderzoeken
- Experimenteren
- Besluiten
- Realiseren
- Evalueren
- Verankeren
Oriëntatiefase
In de oriëntatiefase komt de vraag naar boven. Je wordt je bewust van kleine irritaties, van inefficiëntie, van gevoelens van onrust en/of ongenoegen. Met andere woorden: je bent toe aan iets anders, iets nieuws. En je vraagt je af of je zo verder wil gaan. Er ontstaat frustratie. Je gaat bewust op zoek naar verandering.
Onderzoeken
Je hebt vastgesteld dat er iets is dat moet veranderen. In je werk, in je bedrijf, in je privé leven, je huis. Je gaat op zoek naar de oorzaak en de knelpunten. De vraag ‘wat is hier aan de hand’ staat centraal. Dit onderzoek levert inzichten en aanknopingspunten op voor volgende stappen.
Experimenteren
In de onderzoeksfase heb je ideeën op gedaan en je start initiatieven om de situatie aan te pakken. Het is belangrijk je te realiseren dat je bezig bent met experimenteren. Te vaak wordt er vanuit gegaan dat het initiatief, dat genomen wordt, de oplossing is. Wanneer het dan mislukt is de teleurstelling groot. Een experiment kan en mag mislukken want daarvoor is het een experiment. Dat geeft de ruimte verschillende ideeën uit te proberen en te bekijken of dit inderdaad de gezochte oplossing is. Hierbij kunnen de 7 bakens uit het vorige artikel je helpen.
Besluiten
Wanneer een vernieuwingsproces alleen jezelf betreft, is het besluit nemen of een initiatief de juiste oplossing biedt, eenvoudig. Je voelt het zelf wel aan: ‘eureka, dit is het’, of ‘hm, er is nog wat meer nodig’.
Wanneer het gaat om een veranderingsproces waar meerdere mensen bij betrokken zijn (in een organisatie of je gezin) is het belangrijk om degenen die niet deelnemen aan de experimenten, wel mee te nemen in het proces. Zodat er bij de besluitvorming geen grote kloof is tussen het nieuwe en het bestaande. Draagvlak is belangrijk. Zonder draagvlak valt een vernieuwingsproces stil en blijft alles bij het oude.
Om de continuïteit in het vernieuwingsproces te borgen, is het zaak dat de formele beslissers de realisatie tot project verheffen en iemand verantwoordelijk hiervoor maken.
Realiseren
Door het vernieuwingsproces tot een project te verheffen, worden de voorwaarden gecreëerd om het nieuwe in het bestaande te laten landen. Daarbij moeten de betrokkenen zich een voorstelling kunnen maken van wat het nieuwe gaat brengen. Of dat nu gaat over wijzigingen in een organisatie, de werkwijze, het ontwikkelen van nieuwe producten of diensten, de invoering van nieuwe doelstellingen, nieuwe activiteiten, verbouwen van je huis, veranderen van eetgewoonten: je krijgt mensen pas mee wanneer zij er het nut/voordeel van zien.
Ook bij de realisatie van de vernieuwing varen we weer op de 7 bakens.
Waar je ook aan moet denken: een project vraagt tijd van mensen die het doorgaans toch al druk hebben. Schaarse middelen. Daarom moet een projectorganisatie buiten de primaire organisatie kunnen werken. Mensen moeten daarvoor vrijgemaakt worden.
Evalueren
Tijdens zo’n vernieuwingsproces ontstaan doorgaans wat fricties tussen de bestaande organisatie en de projectorganisatie. Om het draagvlak te behouden is het belangrijk dat projecten al in een vroeg stadium (kleine) resultaten opleveren. Zodat er inspiratie en vertrouwen blijft voor het verdere verloop.
Het helpt wanneer een vernieuwingsproces ook gezien kan worden als een leerproces (de experimenteerfase helpt daarbij). Leerprocessen vragen om opleidingsmogelijkheden.
Tijdens evaluatiemomenten van een project bekijk je of het vernieuwingsproces dat gaande is, ook op andere plekken in de organisatie toegepast kan worden.
Verankeren
De ervaringen, opgedaan in het proces, worden verankerd in mensen. Er is iets nieuws geleerd, er is iets aangepast, iets ontwikkeld, iets veranderd. Er is een nieuwe situatie ontstaan die, als het goed is, het ongenoegen waarmee het proces begon heeft opgelost.
Efficiency versus effectiviteit
Je kunt natuurlijk denken dat dit nogal een omslachtige manier is om iets nieuws te realiseren. Waarom het niet gewoon maar gelijk allemaal doen? Om een aantal redenen is dat niet aan te raden:
- Nadenken voordat je iets doet voorkomt een hoop onrust en gedoe.
- Door met dit, effectieve, proces te werken zorg je voor draagvlak, een goede leerervaring bij de anderen (en jezelf) en een doordachte oplossing voor je vraag.
- Je voorkomt ermee dat je te lang op de verkeerde weg door dendert en daarmee veel tijd en moeite verspeelt.
Katalysator
Nog een aantal woorden over het gebruik van een ‘katalysator’. Een persoon die het project van begin tot eind begeleidt, ervoor zorgt dat de bakens toegepast worden, de projectdeelnemers bij de les houdt en er in grote lijnen voor zorgt dat het hele vernieuwingsproces loopt. Vreemde ogen dwingen: dat werkt zeker zo door bij verander- en vernieuwingsprocessen. Afhankelijk van het soort vernieuwingsproces, kun je kiezen voor een passende persoon die het proces kan faciliteren en begeleiden.
Lees hier meer over mijn aanbod in initiatiefkunde.
(Bron: Initiatiefnemer zijn. Bakens voor ondernemende mensen, door Jaap van Rijswijk en Adriaan Bekman).
Geef een reactie